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Vision Personalbedarfsermittlung in der Öffentlichen Verwaltung

Auftrag

Im Auftrag eines Finanzministeriums wurde eine Qualitätssicherung einer vorgenommenen Personalbedarfsermittlung in einem Finanzrechenzentrum. In Abteilungen ohne bereits durchgeführte Personalbedarfsermittlung wurde die Einführung unterstützt. Im Rahmen der Beauftragung sollte die vorhandene Personalberechnungsmethode im Hinblick auf vergleichbare methodische Ansätze und geltende Standards qualitätsgesichert, analysiert und bewertet werden. Eine einheitliche Personalberechnungsmethodik wurde etabliert.

Vorgehen

Das Projekt gliederte sich in folgende Projektphasen:
  • Vorbereitung
  • Vor- und Hauptuntersuchung
  • Soll-Konzeption
Während dieser Projektphasen wurden die für die Personalbedarfsermittlung relevanten Daten aufgenommen, analysiert und bewertet. Es erfolgte eine Strukturierung der Aufgaben und Gliederung der Schätzzeiten nach IST, PLAN und SOLL. In einer technischen Qualitätssicherung wurden die Unter-lagen vollständig auf rechnerische Richtigkeit und inhaltlich korrekte Zusammenhänge geprüft. Während einer methodischen Qualitätssicherung wurden durch Interviews die angewandten Methoden analysiert, die Grundlagen der Datenerhebung eruiert und mögliche Optimierungsansätze ausgearbeitet.
  Ergebnisse

Die im Rahmen der technischen Qualitätssicherung erkannten Mängel wurden weitestgehend noch im Projektverlauf behoben. Die in der methodischen Qualitätssicherung analysierten Optimierungspotenziale wurden in Empfehlungen zur weiteren Verbesserung der Personalbedarfsermittlung überführt. Desweiteren wurde die Basis für die Implementierung einer Datenbank zur Personalbedarfsermittlung geschaffen, um eine Fortschreibung der Ergebnisse zu gewährleisten.

Nutzen

Die Umsetzung der Empfehlungen optimiert die Personalbedarfsmessung und bildet die Basis für eine qualitative Personalbedarfsermittlung. Eine korrekte, vollständige und transparente Personalbedarfsermittlung ist von entscheidender Bedeutung. Einerseits bedarf die Aufstellung von Planstellen und Stellen der Anwendung angemessener Methoden zur sachgerechten und nachvollziehbaren Personalbedarfsermittlung. Anderseits sorgt die Anwendung einer fundierten Personalbedarfsermittlung für eine effiziente Steuerung der insgesamt knapper werdenden Ressourcen und führt zu einer möglichst gleichmäßigen Verteilung der Aufgaben auf die Beschäftigten.
 
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