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Vision Einführung eines Projektmanagementsystems in der öffentlichen Verwaltung

Auftrag

Im Auftrag eines Finanz-Rechenzentrums der Öffentlichen Verwaltung wurde die Einführung eines Projektmanagementsystems (Blue Ant der Fa. Proventis GmbH) unterstützt. Ziel war, ein auf die Anforderungen des Rechenzentrums zugeschnittenes Projektmanagementsystem bereit zu stellen (Projektdefinitionen, Workflows, Rechteverwaltung, Rollenmodell). Die Referenten, Projektleiter (PL) und Mitarbeiter sollten das Projektmanagementsystem nach kurzen Einführungen – dem Umfang Ihrer Tätigkeiten in Projekten und der Projektverwaltung entsprechend – zielgerichtet einsetzen können

Vorgehen/Inhalte (Auszug)

  • Konzeption Stammdateneinrichtung
  • Einführung Kompetenzkatalog
  • Abgleich mit PM-Leitfaden
  • Erstellung von Schulungs- und Einführungsunterlagen
  • Durchführung von Pilotierungen: z.B. Projektplanung, Projektsteuerung, Rückerfassung durch Projektmitarbeiter, Erfassung der vorhandenen Kompetenzen
Ergebnisse

Das Projektmanagementsystem Blue Ant wird in allen Projekten des Rechenzentrums eingesetzt. Die Anlage der Projekte erfolgt durch ein Zentrales Projektmanagement, die Planung durch Projektleiter.Die Einlastung der notwendigen Kompetenzen / Ressourcen erfolgt prozessgestützt (zentrales Ressourcenmanagement) unter Beachtung von Betriebsrats-Vorgaben. Die Erfassung der Arbeitsfortschritte erfolgt durch den Projektmitarbeiter und wird zur Projektsteuerung genutzt. Aktuell wird die Integration in weitere Bereiche vorbereitet. Ein Auftragsmanagement für die Steuerung von nicht projektgebundenen Tätigkeiten ist vorgesehen. Das Ressourcenmanagement wird seine strategischen Planungen auf Basis des Projektmanagementsystems vornehmen. Zusätzlich befindet sich die Anbindung des Projektmanagementsystems an das Kosten/-Leistungsrechnungssystem (zur Vermeidung redundanter Erfassungen durch die Mitarbeiter) in Vorbereitung.
  Nutzen

Die Etablierung einer projektbasierten Organisation wurde durch die parallele und abgestimmte Einführung eines Projektmanagementsystems erfolgreich umgesetzt.
Die Verzahnung einzelner Prozessbereiche (Anforderungsmanagement, Ressourcenmanagement, Projektmanagement, Auftragsmanagement, Kosten-/Leistungsrechung) sichert die Einführung und Sicherstellung der in der Organisation definierten Prozesse und den daraus resultierenden Qualitätsansprüchen.
 
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